Heb jij als HR-manager of teamleider altijd scherp welke vaardigheden er in jouw team aanwezig zijn? Of kom je er pas bij het vertrek van een collega achter dat er cruciale kennis verloren gaat? Het in kaart brengen van talent is essentieel voor een gezonde, wendbare organisatie. Een van de meest waardevolle HR instrumenten hiervoor is de competentiematrix.
In dit artikel leer je wat een competentiematrix is, waarom het onmisbaar is voor strategische personeelsplanning en hoe je er zelf een opstelt. Maar we kijken verder dan de lijstjes: bij True Talent geloven we namelijk dat je ook naar de mens achter de competenties moet kijken.
Wat is een competentiematrix?
Direct antwoord: Een competentiematrix (ook wel skills matrix genoemd) is een schematisch overzicht waarin de vaardigheden, kennis en competenties van medewerkers worden afgezet tegen de vereisten van hun functie of het team. Dit visuele hulpmiddel maakt in één oogopslag duidelijk welke kwaliteiten aanwezig zijn en waar de zogeheten 'skills gap' (het gat tussen huidige en gewenste vaardigheden) ligt.
Waarom werken met een competentiematrix?
Veel organisaties varen nog te vaak op onderbuikgevoel als het gaat om teamindeling. Dat is zonde, want data-gedreven talentmanagement zorgt voor betere resultaten en gelukkigere medewerkers. Hier zijn de belangrijkste redenen om dit instrument in te zetten:
Identificeren van kwetsbaarheden: Je ziet direct of een cruciale vaardigheid slechts bij één persoon ligt. Als deze persoon uitvalt, heb je een probleem (de 'bus factor').
Gerichte ontwikkeling: In plaats van iedereen naar dezelfde training te sturen, zie je precies wie welke specifieke ontwikkeling nodig heeft. Dit maakt je opleidingsbudget effectiever.
Betere werving & selectie: Weet je precies wat er in je team ontbreekt? Dan kun je veel gerichter zoeken naar een nieuwe kandidaat die complementair is aan het huidige team.
Objectieve beoordeling: Het helpt om beoordelingsgesprekken te baseren op feiten en meetbare groei, in plaats van op persoonlijke voorkeuren.
In 5 stappen naar een effectieve matrix
Wil je aan de slag met een competentiematrix? Volg dan dit stappenplan om het overzichtelijk en werkbaar te houden.
1. Bepaal het doel en de scope
Gaat het om één specifiek team, een afdeling of de hele organisatie? Begin klein. Een matrix voor een specifiek projectteam is vaak een goed startpunt om te oefenen.
2. Definieer de cruciale competenties
Welke competenties zijn écht nodig om de bedrijfsdoelen te halen? Maak onderscheid tussen:
Harde skills: Bijvoorbeeld kennis van specifieke software, programmeertalen of juridische kennis.
Soft skills: Zoals communicatieve vaardigheden, leiderschap, samenwerken of empathisch vermogen.
Tip van True Talent: Probeer niet elke mogelijke vaardigheid in de matrix te proppen. Focus op de kerncompetenties die het verschil maken voor het resultaat.
3. Kies een meetschaal
Om de beheersing van een competentie aan te geven, heb je een eenduidige schaalverdeling nodig. Een veelgebruikte methode is de 1-5 schaal:
Geen kennis/ervaring.
Basiskennis (heeft begeleiding nodig).
Zelfstandig (kan de taak uitvoeren).
Gevorderd (kan anderen helpen).
Expert (is de vraagbaak en trainer voor anderen).
4. Vul de matrix in (samen met het team)
Dit is het moment van de waarheid. Je kunt dit als leidinggevende invullen, maar het is veel krachtiger om dit samen met de medewerker te doen. Vraag de medewerker eerst om zichzelf te scoren. Dit geeft vaak mooie inzichten in hun zelfbeeld en ambities.
5. Analyseer en acteer
Nu je de matrix hebt ingevuld, ga je analyseren. Waar zitten de gaten? Wie zijn je 'high potentials'? Op basis hiervan maak je een concreet opleidingsplan of start je een wervingsprocedure voor de ontbrekende skills.
De valkuil: focus op de matrix, vergeet de mens
Een competentiematrix is een fantastisch HR instrument, maar het heeft een risico: het kan medewerkers reduceren tot een setje getallen. Bij True Talent geloven we dat ware groei pas ontstaat als je kijkt naar de drijfveren achter de competenties.
Iemand kan heel competent zijn in 'nauwkeurig werken' (score 5), maar als dit diegene enorm veel energie kost omdat het niet bij zijn of haar natuurlijke drijfveren past, ligt een burn-out op de loer.
Van 'kunnen' naar 'willen'
Kijk daarom verder dan alleen wat iemand kan.
Waar krijgt iemand energie van?
Welke talenten zijn in aanleg aanwezig maar nog niet ontwikkeld?
Past de huidige rol wel bij de natuurlijke aanleg van de persoon?
Hier kunnen instrumenten zoals assessments (bijvoorbeeld TMA) een onmisbare verdieping geven op je competentiematrix. Zo borg je niet alleen dat het werk gedaan wordt, maar ook dat mensen met plezier naar hun werk blijven gaan.
Veelgestelde vragen over de competentiematrix
Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, zit er een nuanceverschil in. Een skill matrix richt zich vaak puur op taakgerichte, harde vaardigheden (bijv. 'kan programmeren in Python'). Een competentiematrix is breder en omvat vaak ook gedragskenmerken en soft skills (bijv. 'oplossingsgerichtheid' of 'klantfocus').
Een competentiematrix is een levend document. Idealiter update je deze minimaal één keer per jaar, bijvoorbeeld tijdens de functioneringsgesprekken. Ook bij veranderingen in het team of bij de start van grote nieuwe projecten is een update raadzaam.
Wees transparant over het doel. Benadruk dat de matrix niet bedoeld is om mensen af te rekenen, maar juist om ontwikkelmogelijkheden in kaart te brengen. Als medewerkers zien dat het leidt tot betere trainingen en eerlijkere werkverdeling, groeit het draagvlak vanzelf.
Voor kleine teams (tot circa 20 personen) is Excel of een Google Sheet prima geschikt. Voor grotere organisaties kan Excel onoverzichtelijk en foutgevoelig worden. Dan is gespecialiseerde skills management software of een HRIS-module aan te raden.
Kijk naar de strategische doelen van de organisatie. Wat moet het bedrijf over 3 jaar bereikt hebben? Vertaal die doelen terug naar het teamniveau: welke vaardigheden zijn daarvoor nodig die nu nog ontbreken? Die competenties krijgen prioriteit in je werving en ontwikkeling.
